Gromadzone dane obejmują:

  1. Dane paszportowe dotyczące próbek nasion przechowywanych ex situ (przechowalnia długoterminowa, ciekły azot, kultury in vitro) oraz in situ (kolekcje wegetatywne, kolekcje starych odmian drzew owocowych).
  2. Dane ewaluacyjne opisujące główne cechy morfologiczne i odpornościowe gatunków i odmian.
  3. Dane opisujące kondycję przechowywanych próbek nasion (wilgotność, zdolność kiełkowania, wielkość próby).

Do zarządzania informacją powiązaną z obiektami banku genów przygotowano  system informacyjny EGISET. Prace rozpoczęły się w 2007 roku a pierwsza wersja została udostępniona 2010 pod adresem http://egiset.ihar.edu.pl.

Scentralizowany system ma za zadanie gromadzenie i udostępnianie danych Krajowego Centrum Roślinnych Zasobów Genowych (KCRZG) o kolekcjach objętych Krajowym Programem Zasobów Genowych Roślin Użytkowych. Tak zaplanowana architektura, z gromadzeniem całej informacji na jednym serwerze, pozwala kontrolować wszystkie aspekty bezpieczeństwa danych, udostępniania i dostosowania do wymagań użytkowników. EGISET działa pod kontrolą systemu Microsoft server a oprogramowanie zostało napisane z wykorzystaniem platformy programistycznej .NET. System został zaprojektowany tak, by użytkownik nie musiał instalować żadnego specjalistycznego oprogramowania na swoim komputerze, z EGSIET można korzystać przy użyciu każdej popularnej przeglądarki internetowej bez konieczności instalowania wtyczek, takich jak java czy flash.

System informacyjny EGISET:

  • umożliwia i usprawnia dystrybucję obiektów poprzez elektroniczny system zamówień obsługiwany z poziomu przeglądarki internetowej; elektroniczna akceptacje SMTA przez kliknięcie, eliminuje konieczność przesyłania dwóch egzemplarzy ręcznie podpisanych umów. Dla kolekcji utrzymywanych poza centralną przechowalnią, zamówienia składane przez stronę internetową, trafiają do realizacji bezpośrednio do kuratora; wszystkie zrealizowane zamówienia oraz kopie SMTA są gromadzone w systemie EGISET,
  • usprawnia aktualizowanie danych o kolekcjach zgromadzonych w Centralnej Bazie Danych. Kuratorzy kolekcji za pośrednictwem przeglądarki internetowej mają dostęp do danych paszportowych i charakterystyki i oceny obiektów, mogą dodawać, usuwać i poprawiać informację o obiektach powierzonych im kolekcji,
  • umożliwia gromadzenie i zarządzanie danymi obiektów długoterminowej przechowalni. W systemie EGISET zapisywane są dane o czystości, żywotności, przebiegu suszenia, miejscu przechowywania, wyniki testów kiełkowania oraz czasie i ilości cyklów regeneracji i rozmnożeń,
  • gromadzi dane o ekspedycjach prowadzonych przez Krajowe Centrum Roślinnych Zasobów Genowych i kuratorów. Zapisywane są informacje o zebranych obiektach, dokładna charakterystyka miejsc zbioru i zebranego materiału,
  • gromadzi dane paszportowe, charakterystyki i oceny prowadzonej dla obiektów Krajowego Programu Ochrony Zasobów Genowych oraz dokumenty (wyniki badań, publikacje i fotografie obiektów kolekcyjnych). Dane są dostępne za pośrednictwem przeglądarki internetowej pod adresem http://egiset.ihar.edu.pl/ oraz dane o kolekcjach zbiorów herbarium (kolekcje: archiwalna i referencyjna nasion, kłosów i arkuszy zielnikowych),
  • umożliwia eksport danych paszportowych oraz danych charakterystyki i oceny do pliku arkusza kalkulacyjnego w celu analizy danych.

W ramach funkcjonowania systemu EGISET wdrożono elektroniczny sposób dystrybucji materiałów genetycznych z długoterminowej przechowalni i innych kolekcji ex situ.

Użytkowników można podzielić na dwie grupy:

  1. Dostarczyciele danych
    • Pracownicy KCRZG wprowadzający dane taksonomiczne, dane ekspedycyjne, wyniki testów kiełkowań, dane dostępności obiektów, dane o obiektach herbarium, dane o miejscu i sposobie przechowywania, dane występowania roślin segetalnych, fotografie i dokumenty powiązane z obiektami
    • Kuratorzy poszczególnych kolekcji wprowadzający dane paszportowe oraz dane charakterystyki i oceny dla poszczególnych obiektów.
  2. Użytkownicy końcowi
    • Naukowcy zainteresowani danymi o obiektach a także samymi obiektami wykorzystywanymi w badaniach
    • Hodowcy poszukujący nowych źródeł odporności i cech jakościowych
    • Producenci rolni zainteresowani obiektami polecanymi do rolnictwa ekologicznego
    • Hobbyści poszukujący starych i lokalnych odmian roślin uprawnych
    • Uczelnie i szkoły wykorzystujące obiekty do celów edukacyjnych
    • Inne instytucje takie jak ogrody botaniczne, muzea, skanseny, organizacje samorządowe zajmujące się szeroko pojętą bioróżnorodnością